Sporządzanie sprawozdania finansowego to obowiązek wielu przedsiębiorców, który obejmuje przygotowanie szczegółowego raportu finansowego dokumentującego roczne wyniki działalności. Proces ten nie tylko pomaga firmom zachować przejrzystość finansową, ale jest również wymogiem prawnym, który trzeba dopełnić w odpowiednim czasie. Każde sprawozdanie finansowe, by spełnić wymogi, musi być przesłane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) drogą elektroniczną. W niniejszym artykule przedstawimy, kto zobowiązany jest do składania sprawozdania finansowego oraz jak krok po kroku przejść przez cały proces przygotowania i złożenia e-sprawozdania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kto i kiedy ma obowiązek składania sprawozdania finansowego
Obowiązek składania sprawozdania finansowego do KRS dotyczy jednostek gospodarczych, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Do tej grupy należą między innymi spółki kapitałowe, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjne, ale również niektóre spółki osobowe, jak spółki jawne i komandytowe, jeśli ich roczne przychody przekraczają równowartość 2 mln euro. Natomiast przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają taki obowiązek, jeśli dobrowolnie wybrali pełne księgi rachunkowe.
Firmy te są zobligowane do sporządzania sprawozdań finansowych na dzień bilansowy, którym najczęściej jest 31 grudnia. Termin na złożenie sprawozdania finansowego upływa 15 dni po zatwierdzeniu go przez odpowiednie organy, co powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. W praktyce oznacza to, że przy standardowym roku obrotowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym, dokumenty powinny zostać zatwierdzone do 30 czerwca, a złożone do KRS do 15 lipca.
Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe krok po kroku
E-sprawozdanie finansowe to dokument sporządzony w formie elektronicznej, w ściśle określonym formacie. W Polsce od 2018 roku obowiązuje zasada, że sprawozdania finansowe dla KRS można przygotować wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, co oznacza, że plik musi być zgodny z określoną strukturą XML i zawierać pełne dane o firmie.
Aby przygotować e-sprawozdanie, przedsiębiorca powinien wykonać następujące kroki:
- Stworzyć dokumentację finansową – w skład pełnego sprawozdania wchodzi bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa o przyjętych zasadach rachunkowości.
- Zachować odpowiedni format – dokument musi być zapisany jako plik XML, który jest jedynym akceptowanym formatem przez system KRS.
- Przygotować dodatkowe załączniki – w razie potrzeby do sprawozdania dołącza się również dokumenty, takie jak uchwała o zatwierdzeniu wyników finansowych, a także raport biegłego rewidenta, jeśli dane sprawozdanie podlegało badaniu.
Proces ten można przeprowadzić za pomocą bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów dostępnej na portalu eKRS, co pozwala mieć pewność, że plik jest zgodny z wymaganiami formalnymi.
Wymagane podpisy i format elektroniczny sprawozdania
Każde e-sprawozdanie finansowe musi być nie tylko sporządzone w odpowiedniej formie, ale również podpisane przez osoby uprawnione do jego zatwierdzenia. W przypadku większości przedsiębiorstw odpowiedzialność za podpisanie sprawozdania spoczywa na kierowniku jednostki, czyli np. członku zarządu spółki kapitałowej lub wspólniku zarządzającym spółką jawną. Jeśli za zarządzanie odpowiedzialny jest organ wieloosobowy, wymagany jest podpis przynajmniej jednej osoby z tego organu. Pozostali członkowie mogą składać oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy, a brak takiego oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia.
Sprawozdanie należy podpisać elektronicznie jednym z trzech typów podpisu:
- Podpis kwalifikowany – specjalnie certyfikowany podpis, wymagany także do opinii biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie wymagało badania,
- Profil Zaufany – bezpłatne narzędzie do podpisywania dokumentów online,
- Podpis osobisty – wprowadzony jako dodatkowa forma podpisu dla osób prywatnych.
Dokumenty takie jak uchwała o zatwierdzeniu wyników finansowych lub podziale zysków mogą być załączone jako skany, co umożliwia ich dostarczenie w bardziej elastycznym formacie. Niemniej jednak, główny plik XML zawierający bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe informacje powinien zostać przygotowany zgodnie z zasadami ustrukturyzowanego formatu XML, co zapewnia spójność i czytelność danych dla systemu KRS.
Gdzie i w jakim terminie należy złożyć sprawozdanie do KRS
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS należy wypełnić w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu e-KRS lub systemu S24. Przedsiębiorcy zobowiązani są złożyć dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych w terminie 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania. Jeśli zatwierdzenie sprawozdania odbywa się 30 czerwca, to jego ostateczne złożenie do KRS powinno nastąpić najpóźniej do 15 lipca.
Dla podmiotów niewpisanych do rejestru KRS, takich jak osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą rozliczającą się w pełnych księgach rachunkowych, dokumentację finansową składa się bezpośrednio do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej przez portal podatkowy.
Warto pamiętać, że złożenie sprawozdania finansowego za pośrednictwem e-KRS jest bezpłatne, pod warunkiem, że zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze. W przypadku pełnomocników lub osób bez numeru PESEL w KRS, obowiązuje opłata sądowa w wysokości 140 zł, a zgłoszenie dokonuje się w systemie S24.
Dla firm, które nie są zobowiązane do składania sprawozdań finansowych ze względu na niewielkie przychody lub inne kryteria, należy złożyć jedynie oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania.
Dodatkowe informacje: https://biurospolki.pl/blog/sprawozdanie-finansowe/
[ Treść sponsorowana ]
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej lub finansowej.