Sprawdzenie obecnego adresu spółki jest proste. Problem zaczyna się wtedy, gdy potrzebny jest adres używany kilka lat temu – na przykład do ustalenia, gdzie wysłano korespondencję, zweryfikowania danych na starej fakturze, przygotowania pozwu albo sprawdzenia historii kontrahenta. Zwykły podgląd aktualnych danych KRS wtedy nie wystarczy.
Trzeba sięgnąć do historii wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym, przede wszystkim do informacji odpowiadającej odpisowi pełnemu. To właśnie tam można znaleźć dane wykreślone po kolejnych zmianach. Dostęp do publicznej wyszukiwarki KRS nie wymaga zakładania konta, a informację odpowiadającą odpisowi pełnemu można uzyskać elektronicznie bezpłatnie.
Jest przy tym jedna ważna pułapka terminologiczna. Siedziba spółki i adres spółki nie oznaczają dokładnie tego samego. Siedzibą jest miejscowość, np. Warszawa, Katowice czy Poznań. Adres wskazuje już konkretną ulicę, numer budynku, lokal i kod pocztowy. Spółka może więc zmienić adres z ul. Marszałkowskiej 10 na ul. Domaniewską 20 i nadal mieć tę samą siedzibę – Warszawę.
Poprzedniego adresu szukaj w odpisie pełnym, a nie aktualnym
Najczęstszy błąd jest banalny: ktoś znajduje spółkę w wyszukiwarce KRS, pobiera odpis aktualny i zakłada, że skoro starego adresu tam nie ma, rejestr go nie przechowuje. To niewłaściwy dokument.
Odpis aktualny pokazuje stan obowiązujący w chwili jego pobrania. Jeżeli spółka trzy razy zmieniała biuro, zobaczymy zasadniczo adres obowiązujący obecnie, a nie kolejne historyczne lokalizacje.
Do ustalenia poprzedniego adresu potrzebna jest informacja odpowiadająca odpisowi pełnemu KRS. Obejmuje ona wpisy dokonane od chwili pierwszego wpisu danego podmiotu do rejestru, w tym dane, które następnie zostały wykreślone.
Procedura wygląda następująco:
-
wejdź do oficjalnej Wyszukiwarki KRS prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości,
-
wyszukaj spółkę najlepiej po numerze KRS; można korzystać również z innych dostępnych kryteriów identyfikacyjnych,
-
upewnij się, że znalazłeś właściwy podmiot – sama podobna nazwa firmy nie wystarcza,
-
wybierz dokument lub informację odpowiadającą odpisowi pełnemu,
-
przejdź do Działu 1, gdzie znajdują się podstawowe dane podmiotu,
-
odszukaj rubrykę dotyczącą siedziby i adresu,
-
porównaj wpis aktualny z pozycjami wykreślonymi i numerami kolejnych wpisów.
Jeżeli przykładowo spółka miała kolejno adresy przy ul. Grzybowskiej 20, ul. Prostej 51 i ul. Towarowej 28 w Warszawie, pełna historia wpisów pozwala odtworzyć tę sekwencję znacznie lepiej niż aktualny wydruk KRS.
W praktyce numer KRS jest najbezpieczniejszym identyfikatorem. Nazwa spółki może się zmienić, a na rynku mogą działać przedsiębiorcy o bardzo podobnych firmach. Numer KRS pozostaje przypisany do konkretnego podmiotu i ogranicza ryzyko sprawdzenia historii nie tej spółki.
Publiczne sprawdzenie tych danych online jest bezpłatne i nie wymaga logowania. Nie ma więc sensu płacić pośrednikowi tylko za ustalenie poprzedniego adresu, jeżeli historia wpisów jest dostępna bezpośrednio w rejestrze.
Jak prawidłowo odczytać zmianę adresu i ustalić, kiedy nastąpiła
Sam stary adres to często za mało. Przy sporze, analizie umowy lub sprawdzaniu korespondencji znacznie ważniejsze jest pytanie: w jakim okresie spółka posługiwała się tym adresem?
W odpisie pełnym trzeba patrzeć nie tylko na treść danych, ale również na kolejne wpisy do rejestru. Jeżeli przy danych adresowych pojawiają się informacje o ich wykreśleniu i zastąpieniu nowymi, można odtworzyć chronologię zmian.
Przykład:
spółka była wpisana pod adresem:
ul. Przemysłowa 8, 40-020 Katowice,
a następnie w kolejnej zmianie pojawił się:
ul. Francuska 34, 40-028 Katowice.
W takim przypadku zmienił się adres, ale nie siedziba, ponieważ miejscowością nadal pozostają Katowice.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy spółka przeniosła się z Katowic do Krakowa. Wtedy zmienia się nie tylko ulica, lecz również siedziba spółki. Taka zmiana ma większe znaczenie formalne niż przeprowadzka pod inny adres w obrębie tej samej miejscowości.
Trzeba również uważać na daty. Data wpisania zmiany do KRS nie zawsze jest równoznaczna z faktycznym dniem przeprowadzki przedsiębiorstwa. Jeżeli potrzebne jest ustalenie, gdzie spółka rzeczywiście prowadziła działalność konkretnego dnia, sam odpis KRS może być niewystarczający.
Przykładowo zarząd może zacząć korzystać z nowego biura 1 marca, dokumenty korporacyjne dotyczące zmiany zostać sporządzone kilka dni wcześniej lub później, a odpowiedni wpis pojawić się w rejestrze dopiero po rozpoznaniu wniosku. Przy zwykłym sprawdzaniu kontrahenta ta różnica zwykle nie ma dużego znaczenia. Przy sporze dotyczącym skuteczności doręczenia pisma – może mieć zasadnicze.
W takim przypadku należy uzupełnić KRS o dokumenty stanowiące podstawę zmiany, dostępne zależnie od rodzaju i wieku sprawy w aktach rejestrowych lub Repozytorium Akt Rejestrowych. Mogą to być m.in. uchwały, umowa spółki po zmianach, wniosek rejestrowy czy dokumenty dołączone do postępowania.
Druga pułapka dotyczy zakresu czasowego danych. Odpis pełny jest historią wpisów w KRS, a nie kompletną kroniką działalności przedsiębiorstwa od dnia jego powstania bez względu na okoliczności. Przy bardzo starych podmiotach, których historia sięga okresu wcześniejszych rejestrów, może być konieczne sięgnięcie do akt i dokumentacji archiwalnej. Sam elektroniczny wydruk nie daje gwarancji odtworzenia każdego faktycznego adresu używanego przez przedsiębiorstwo przed jego historią rejestrową w KRS.
Kiedy sam KRS nie wystarczy i trzeba sprawdzić dokumenty spółki
Do prostego pytania „jaki adres widniał wcześniej w rejestrze?” odpis pełny KRS zazwyczaj wystarcza. Nie należy jednak wymagać od niego odpowiedzi na pytania, których rejestr nie rozstrzyga.
Jeżeli adres jest potrzebny do celów dowodowych, sprawdź kolejno:
-
pełną historię wpisów KRS – to punkt wyjścia;
-
datę i numer wpisu, przy którym zmieniono dane;
-
dokumenty znajdujące się w aktach rejestrowych, jeśli trzeba ustalić podstawę albo dokładny przebieg zmiany;
-
treść umowy spółki lub uchwał, jeżeli zmieniła się miejscowość będąca siedzibą;
-
dokumenty z badanego okresu – umowy, faktury, pisma, potwierdzenia nadania i odbioru – gdy chodzi o faktyczne używanie konkretnego adresu.
To rozróżnienie jest szczególnie ważne przy doręczeniach. Fakt, że na starej fakturze widnieje określony adres, nie przesądza jeszcze, jaki adres był w tym dniu ujawniony w KRS. Tak samo sam wpis rejestrowy nie dowodzi automatycznie, że każdego dnia pod wskazanym adresem fizycznie funkcjonowało biuro.
Nie należy też mylić adresu samej spółki z adresami członków zarządu, wspólników, prokurentów, oddziałów albo adresem do doręczeń. To różne kategorie danych i mogą zmieniać się niezależnie.
Przy analizie historii przedsiębiorcy przydają się również komercyjne narzędzia porządkujące informacje rejestrowe. Nie zastępują jednak dokumentów urzędowych, jeżeli dane mają zostać wykorzystane w postępowaniu lub trzeba ustalić dokładną podstawę konkretnej zmiany. Ich przewagą jest przede wszystkim szybsze zestawienie informacji; źródłem rozstrzygającym pozostaje odpowiedni rejestr i dokumentacja rejestrowa.
Więcej informacji na: https://zkrs.pl
FAQ – poprzedni adres spółki w KRS
Czy w KRS można zobaczyć stary adres spółki?
Tak. Trzeba sprawdzić informację odpowiadającą odpisowi pełnemu, ponieważ obejmuje ona również historyczne, wykreślone wpisy. Odpis aktualny pokazuje przede wszystkim stan bieżący.
Czy sprawdzenie poprzedniego adresu spółki kosztuje?
Publiczna Wyszukiwarka KRS umożliwia bezpłatne wyszukiwanie podmiotów oraz uzyskanie informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu i pełnemu. Do samego sprawdzenia historii adresu zazwyczaj nie trzeba zamawiać płatnego dokumentu ani korzystać z pośrednika.
Czy trzeba znać numer KRS?
Nie w każdym przypadku, ale zdecydowanie warto go mieć. Numer KRS najpewniej identyfikuje konkretną spółkę i ogranicza ryzyko pomylenia jej z przedsiębiorstwem o podobnej nazwie. Numer można ustalić na podstawie nazwy, NIP lub REGON, jeżeli odpowiednie dane są dostępne w wyszukiwarce.
Czy stary adres będzie widoczny w odpisie aktualnym?
Jeżeli został już zastąpiony nowym wpisem, nie należy polegać na odpisie aktualnym. Do historii zmian służy odpis pełny.
Czy „poprzednia siedziba” i „poprzedni adres” oznaczają to samo?
Nie. Siedziba to miejscowość, natomiast adres określa konkretną lokalizację, np. ulicę i numer. Przeprowadzka z jednej ulicy na drugą w Warszawie oznacza zmianę adresu bez zmiany siedziby. Przeniesienie spółki z Warszawy do Wrocławia oznacza również zmianę siedziby.
Czy data wpisu w KRS jest datą faktycznej przeprowadzki?
Nie trzeba tego zakładać. Data ujawnienia nowego adresu w rejestrze określa historię wpisu, ale spółka mogła faktycznie rozpocząć korzystanie z nowego lokalu wcześniej. Jeżeli konkretny dzień ma znaczenie prawne, trzeba sprawdzić także dokumenty będące podstawą zmiany i dokumentację z badanego okresu.
Co zrobić, jeśli odpis pełny nie daje jednoznacznej odpowiedzi?
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie akt rejestrowych i dokumentów złożonych w związku ze zmianą wpisu. Nie ma sensu zaczynać od przypadkowych katalogów firm czy archiwalnych wyników wyszukiwarki internetowej, jeżeli istnieje urzędowa historia rejestrowa.
Najpierw pobierz więc odpis pełny dla właściwego numeru KRS i porównaj historyczne wpisy w części dotyczącej siedziby i adresu. Dopiero gdy potrzebujesz nie tylko starego adresu, ale także dokładnej daty faktycznej przeprowadzki albo dowodu potrzebnego w sporze, przejdź do akt rejestrowych. Najczęstszy błąd do usunięcia w pierwszej kolejności to opieranie całego sprawdzenia na odpisie aktualnym – on odpowiada na pytanie, gdzie spółka jest wpisana teraz, a nie gdzie była wpisana wcześniej.