Jeden adres, kilka firm — jak uniknąć pomieszania wizytówek NAP?

Dwie kancelarie w tym samym biurowcu, trzech specjalistów w jednym gabinecie albo kilka spółek korzystających z tego samego lokalu nie musi oznaczać problemu z widocznością lokalną. Wspólny adres sam w sobie nie dyskwalifikuje firmy. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy z punktu widzenia Google, katalogów firm i samych klientów trudno ustalić, gdzie kończy się jedna działalność, a zaczyna druga.

W praktyce najwięcej zamieszania powoduje nie adres, lecz podobieństwo pozostałych danych: nazwy, numeru telefonu, strony internetowej, kategorii działalności i oznaczenia lokalu. Jeżeli Firma A i Firma B działają przy ul. Długiej 12 w Krakowie, ale obie podają ten sam numer recepcji, tę samą stronę internetową i niemal identyczną nazwę, systemy agregujące dane dostają sprzeczne sygnały. Rezultat może być prozaiczny — klient zadzwoni do niewłaściwej firmy — albo znacznie bardziej dotkliwy: jedna wizytówka zostanie potraktowana jako duplikat drugiej.

Dlatego przy kilku firmach pod jednym adresem trzeba myśleć o NAP, czyli Name, Address, Phone, nie jak o trzech polach w formularzu, lecz jak o zestawie danych identyfikujących konkretny podmiot.

Ten sam adres jest dopuszczalny, ale firmy muszą być naprawdę odrębne

Najpierw trzeba rozdzielić dwa zupełnie różne przypadki.

Pierwszy: pod jednym adresem faktycznie działają dwie lub więcej niezależnych firm. Każda ma własną nazwę, klientów, zakres usług i można się z nią bezpośrednio skontaktować. Taki układ jest normalny. Google dopuszcza odrębne Profile Firmy dla kilku kwalifikujących się przedsiębiorstw pod jednym adresem, jeżeli są to rzeczywiście różne działalności i można je od siebie jednoznacznie odróżnić.

Drugi przypadek jest znacznie bardziej ryzykowny: jedna firma zakłada kilka wizytówek dla tego samego miejsca tylko dlatego, że świadczy różne usługi. Przykładowo salon kosmetyczny nie powinien tworzyć osobnego profilu „Salon X — manicure”, kolejnego „Salon X — pedicure” i trzeciego „Salon X — makijaż”, jeśli w rzeczywistości jest to jedna firma działająca w jednym lokalu. Google wskazuje wprost, że odmienny zakres usług nie uzasadnia tworzenia osobnych profili tej samej działalności.

Przy wspólnym adresie warto więc zacząć od prostego testu. Każda firma powinna dać się opisać osobno:

• własna, rzeczywiście używana nazwa,

• własny zakres działalności,

• możliwość bezpośredniego kontaktu,

• własna strona lub przynajmniej jednoznacznie przypisana podstrona,

• czytelne oznaczenie działalności w miejscu obsługi klientów,

• właściwa kategoria w Profilu Firmy.

Największy błąd, jaki widuje się przy takich lokalizacjach, to sztuczne „ulepszanie” adresu. Właściciel firmy dopisuje w polu adresowym nazwę działalności, usługę albo słowo kluczowe, żeby odróżnić się od sąsiada. To zły kierunek. Adres powinien opisywać lokalizację, a nie ofertę firmy. Numer lokalu, piętro czy numer budynku mają sens, jeżeli funkcjonują rzeczywiście. Fraza w rodzaju „adwokat rozwody Kraków” wpisana do drugiej linii adresu już nie.

Jeżeli budynek ma oficjalne numery lokali, trzeba ich używać konsekwentnie. „Długa 12/3” i „Długa 12, lokal 3” mogą być dla człowieka oczywistą wersją tego samego adresu, ale przy kilkunastu katalogach i automatycznym kopiowaniu danych zaczyna tworzyć się bałagan. Najlepiej wybrać zapis zgodny z dokumentami i tym, jak adres faktycznie funkcjonuje, a następnie powtarzać go możliwie konsekwentnie.

Szczególną ostrożność powinny zachować firmy działające w coworkach i biurach wirtualnych. Samo wynajęcie adresu korespondencyjnego nie oznacza jeszcze, że pod tym adresem można utworzyć Profil Firmy. W przypadku przestrzeni coworkingowej Google wymaga rzeczywistej obecności firmy, obsługi klientów w deklarowanych godzinach oraz odpowiedniego oznakowania. Wirtualny adres, pod którym firma faktycznie nie prowadzi działalności, nie spełnia wymagań profilu.

Rozdziel telefon, stronę i oznakowanie, zanim zaczniesz poprawiać katalogi

Jeżeli kilka firm korzysta ze wspólnej recepcji, najłatwiej popełnić błąd właśnie przy numerze telefonu. Technicznie przekierowanie rozmów jest wygodne. Z punktu widzenia identyfikacji firm potrafi jednak mocno zamazać granicę między podmiotami.

Jeżeli jest taka możliwość, każda firma powinna mieć własny główny numer telefonu. Może to być numer komórkowy, stacjonarny albo numer VoIP przekierowany do tej samej recepcji — ważne, żeby klient dzwoniący pod numer firmy A nie trafiał do komunikatu przedstawiającego się nazwą firmy B.

Podobnie wygląda sprawa ze stroną WWW. Kierowanie trzech różnych wizytówek do jednej strony głównej grupy kapitałowej jest słabszym rozwiązaniem niż przypisanie każdej działalności własnego adresu URL. Jeżeli przedsiębiorstwa należą do jednego właściciela, można wykorzystać osobne podstrony, np.:

• firma.pl/marka-a,

• firma.pl/marka-b,

• firma.pl/oddzial-doradztwo.

Nie chodzi o sztuczne tworzenie domen. Chodzi o to, by po wejściu z wizytówki użytkownik od razu znalazł nazwę, ofertę i dane kontaktowe tego samego podmiotu.

Google wskazuje, że telefon i witryna przypisane do profilu powinny prowadzić możliwie bezpośrednio do danej firmy i stanowić jej autorytatywne dane kontaktowe.

Jeszcze ważniejsze jest oznakowanie lokalu. Właśnie tutaj wiele firm przekonuje się, że porządek w Excelu nie wystarcza. Można mieć idealnie rozdzielone telefony, strony i wizytówki, a mimo tego mieć kłopot z potwierdzeniem, że dwie działalności rzeczywiście funkcjonują pod tym samym adresem.

Jeżeli Google błędnie uzna dwa odrębne profile za duplikaty, przy wyjaśnianiu sprawy może być potrzebny dowód, że pod tym adresem rzeczywiście działają dwie osobne firmy. Stałe, widoczne oznaczenie obu przedsiębiorstw ma wtedy znacznie większą wartość niż tabliczka wydrukowana na potrzeby samej weryfikacji. Google wskazuje również, że firmy prezentujące publicznie adres powinny posiadać w lokalizacji stałe oznaczenie z nazwą działalności.

W praktyce najlepiej, gdy nazwa firmy pojawia się w kilku logicznych miejscach: na tablicy przy wejściu, domofonie, drzwiach lokalu albo recepcji. Nie trzeba zamieniać klatki schodowej w ścianę reklam. Oznaczenie ma potwierdzać, że firma istnieje w tym miejscu.

Osobnym przypadkiem są lekarze, prawnicy, doradcy finansowi czy agenci nieruchomości pracujący w jednej placówce. Google przewiduje możliwość tworzenia profili dla indywidualnych specjalistów, jeżeli są dostępni dla klientów i można się z nimi kontaktować w danej lokalizacji. Przy kilku specjalistach w jednym miejscu profil organizacji może istnieć równolegle z profilami poszczególnych osób. Nazwa profilu specjalisty nie powinna jednak być sztucznie rozszerzana nazwą całej organizacji.

To branżowy niuans, który często prowadzi do bałaganu. Kancelaria zatrudniająca kilku prawników nie powinna automatycznie kopiować schematu używanego przez gabinet medyczny, a firma usługowa nie powinna tworzyć profilu każdego pracownika tylko dlatego, że każdy obsługuje własnych klientów. Najpierw trzeba sprawdzić, czy dana osoba lub jednostka rzeczywiście kwalifikuje się jako osobny podmiot w Profilu Firmy.

Audyt NAP trzeba zacząć od źródła, nie od masowego poprawiania wszystkiego

Gdy dane firmy zdążyły się już rozjechać, naturalnym odruchem jest poprawianie każdej znalezionej wzmianki po kolei. To często strata czasu.

Najpierw trzeba ustalić wersję wzorcową danych, czyli jeden zestaw, który będzie traktowany jako prawidłowy. Najlepiej przygotować prostą tabelę dla każdej działalności:

Dopiero potem warto porównać dane z najważniejszymi miejscami, w których firma występuje: Profil Firmy w Google, własna strona, Facebook, Apple Maps, Bing, katalogi branżowe oraz popularne polskie katalogi firm. Przy działalności regulowanej dochodzą jeszcze właściwe rejestry zawodowe i branżowe.

Priorytet nie powinien być przypadkowy.

Najpierw poprawia się własną stronę oraz Profil Firmy w Google. Później największe serwisy i katalogi, które realnie pojawiają się po wpisaniu nazwy przedsiębiorstwa. Dopiero na końcu niszowe katalogi mające niewielką widoczność.

Nie ma sensu spędzać kilku godzin na poprawianiu wpisu w zapomnianym katalogu, jeżeli na stronie kontaktowej firmy nadal widnieje stary telefon.

Szczególnie niebezpieczne są cztery sytuacje:

• dwa profile mają identyczny telefon i niemal tę samą nazwę,

• dwa profile prowadzą do tej samej strony głównej, na której nie da się rozpoznać konkretnej firmy,

• jedna działalność została utworzona dwukrotnie,

• firma przeprowadziła się, a zamiast zmienić adres istniejącego profilu, utworzono nowy.

Ten ostatni przypadek zdarza się zaskakująco często. Przy przeprowadzce właściwym działaniem jest aktualizacja istniejącego profilu, a nie tworzenie kolejnej wizytówki. Google wprost odradza zakładanie nowego profilu tylko z powodu zmiany lokalizacji.

Jeżeli powstały dwa profile tej samej firmy, nie należy zmieniać jednego z nich kosmetycznie tylko po to, żeby „przestał wyglądać jak duplikat”. To zwykle pogarsza sytuację. Jeżeli oba wpisy przedstawiają tę samą działalność, trzeba rozwiązać problem duplikatu lub wystąpić o ich połączenie. Przy połączeniu opinie mogą zostać scalone, choć odpowiedzi właściciela na część recenzji mogą zniknąć.

Jeżeli natomiast Google omyłkowo połączyło lub oznaczyło jako duplikaty dwie naprawdę niezależne firmy, trzeba wykazać ich odrębność. Właśnie dlatego tak istotne są osobne nazwy, oznakowanie, numery kontaktowe, strony oraz rzeczywista obecność pod adresem.

Nie trzeba przy tym obsesyjnie walczyć o identyczny zapis każdego przecinka. „ul. Słoneczna 5” i „Słoneczna 5” nie są problemem tej samej wagi co obcy numer telefonu lub pomieszane nazwy. Najpierw usuwa się konflikty identyfikujące inny podmiot, dopiero później kosmetykę zapisu.

Przy dużej liczbie lokalnych wpisów pomocne jest także sprawdzanie firmy w katalogach branżowych i zestawieniach lokalnych, bo właśnie tam często zostają stare telefony, poprzednie adresy lub nieaktualne nazwy.

FAQ — kilka firm pod jednym adresem

Czy dwie różne firmy mogą mieć Profil Firmy w Google pod tym samym adresem?
Tak, jeżeli są rzeczywiście odrębnymi, kwalifikującymi się działalnościami. Powinny mieć różne nazwy i być możliwe do odróżnienia w realnym miejscu prowadzenia działalności. Sam wspólny adres nie przesądza o duplikacie.

Czy firmy pod jednym adresem mogą korzystać z tego samego telefonu?
Wspólna recepcja bywa organizacyjnie wygodna, ale z punktu widzenia danych NAP bezpieczniej nadać każdej firmie własny numer główny. Im więcej elementów wspólnych — nazwa, telefon, strona i adres — tym trudniej jednoznacznie rozdzielić podmioty.

Czy numer lokalu rozwiązuje problem podobnych wizytówek?
Tylko wtedy, gdy numer lokalu jest rzeczywisty. Nie należy wymyślać numerów typu „lokal A” i „lokal B” wyłącznie na potrzeby Google. Jeżeli budynek ma oficjalne numery pomieszczeń lub lokali, ich konsekwentne stosowanie pomaga uporządkować dane.

Czy każda usługa firmy może mieć osobną wizytówkę?
Nie. Jeden podmiot działający w jednym miejscu nie powinien tworzyć osobnych profili dla poszczególnych usług. Fryzjer, który wykonuje również koloryzację i przedłużanie włosów, nadal prowadzi jeden salon.

Co zrobić, jeśli Google oznaczyło dwie odrębne firmy jako duplikaty?
Trzeba wykazać, że są to rzeczywiście różne działalności. Najważniejsze dowody to odrębne nazwy, rzeczywiste oznakowanie w lokalizacji, osobne dane kontaktowe, właściwe strony internetowe i możliwość niezależnej obsługi klientów.

Czy warto usuwać wszystkie drobne różnice w zapisie adresu?
Tak, ale nie od tego należy zaczynać. Największy priorytet mają błędy, przez które jedna firma może zostać pomylona z drugą: niewłaściwa nazwa, wspólny lub błędny telefon, zła strona, nieaktualny adres albo zdublowany profil.

Co zrobić jako pierwsze, jeśli kilka firm pod jednym adresem już się miesza?
Zacznij od Profilu Firmy w Google oraz własnej strony internetowej. Dla każdego podmiotu ustal jeden prawidłowy zestaw: nazwa, adres, numer lokalu, telefon i URL. Następnie usuń najgroźniejszy konflikt — zwykle wspólny albo błędnie przypisany numer telefonu, nieprawidłową nazwę lub drugi profil tej samej firmy. Dopiero gdy te dane są rozdzielone, poprawiaj pozostałe katalogi. Masowa kosmetyka wpisów nie pomoże, jeśli w dwóch najważniejszych źródłach nadal nie wiadomo, która firma jest która.

Więcej informacji na: https://polecamyfirmy.pl